Wenn es um die Frage der Ressourcen geht, sprechen wir nicht nur über Geld. Mitarbeiter, Tools und Know-How – alles Dinge, die Zeit und Geld kosten – und alles Dinge, die man für gute Kommunikationsarbeit braucht. Es ist fast normal, dass in Non-Profit Unternehmen Ressourcenknappheit herrscht. Ressourcen orientiertes Arbeiten ist allerdings nur eine Übergangslösung, wenn es darum geht, den Bereich Kommunikation erfolgreich und qualitativ zu gestalten. Hier nun ein Versuch, möglichst zeit- und kosteneffizient die Ressourcen zu steuern.
Maßnahme 1: DIE LINKE HAND WEIß, WAS DIE RECHTE TUT
Grundlage für jedes erfolgreiche Kommunikationsprojekt – sei es ein Event, Medienproduktion oder kleinere Alltagsprojekte – ist eine Person, die die Zuständigkeit übernimmt. Noch besser ist es, einen Koordinator für alle Kommunikationsprojekte zu haben. Diese Person kann – abhängig von der Intiative der anderen – mehr oder weniger stark die Projekte steuern. So gibt es ein Konzept, sowie Zeit- und Kostenplanung. Projektleiter können wechseln, aber der Koordinator für Kommunikation sollte über längere Zeit das Ruder in der Hand haben. Damit sich die Einarbeitungs-Zeit lohnt und Konsistenz in die Kommunikationsarbeit kommt. Viele Kirchen und Organisationen lassen diesen Job von einem der Hauptleiter machen. Es ist nicht empfehlenswert, einen so großen und wichtigen Bereich wie Kommunikation jemandem zu geben, der bereits Kernthemen und -kompetenzen hat. Natürlich braucht der Koordinator auch Experten für verschiedene Projekte. Hier können gut ehrenamtliche Mitarbeiter oder externe Dienstleister mit eingebunden werden.
Maßnahme 2: WER KANN WAS
Das Erschließen von Know-How (z.B. zu Social Media, Medienproduktion, Design) kann über verschiedene Wege erfolgen. Wie bereits empfohlen, kann man zunächst einmal erforschen, ob sich im eigenen Dunstkreis bereits Experten befinden. Wie gut kennt ihr eure Mitarbeiter und Schäfchen? Oft finden sich auch die richtigen externen Kontakte über eure eigenen Leute. Man sollte aber nicht mit jemandem zusammenarbeiten, nur weil man ihn oder sie über ein paar Ecken kennt. Das ist keine Qualifikation an sich, höchstens ein Indiz für einen Vertrauensvorschuss. Eine Chance kann man aber fast jedem Experten geben. Um die richtigen Experten zu finden, kann man auch seine Mitstreiter nach deren Experten fragen, die in einem Bereich der Kommunikationsarbeit besonders gut sind. Effektive Möglichkeiten, an das richtige Know-How zu gelangen, sind Workshops oder Trainings für Projektleiter oder ganze Kommunikations-Teams. So kann man echtes eigenes Know-How entwickeln und es multiplizieren.
Maßnahme 3: HILFE ZUR SELBSTHILFE
Bei der Auswahl des Experten, der einem zu dem richtigen Know-How verhilft, sollte man darauf achten, dass die eigene Umsetzbarkeit im Fokus steht. Wenn zum Beispiel ein/Webdesigner eine Website für euch erstellt, sollte er oder sie mit Systemen arbeiten, die für euch zu bedienen sind. Nicht nur ein eigener Zugang zum System, sondern auch Grundwissen über die Bedienung sollten dabei selbstverständlich sein. Ihr könnt keinen Experten gebrauchen, der ein Produkt abliefert und dann jedes Mal mit einbezogen werden muss bei der Weiterentwicklung dieses Produkts. Dabei geht es vor allem um dynamische Inhalte bei Kommunikationsmaßnahmen (also beispielsweise eine Website, nicht das Corporate Design oder Logo). Know-How für die alltäglichen Tools zu entwickeln, spart enorm Kosten für externe Mitarbeit ein.
Tipp zum Einsparen von Zeit: Je mehr Know-How eine Aufgabe erfordert, umso mehr Zeit kostet sie denjenigen, dem das Know-How fehlt. Da Zeit in der Regel auch Geld ist, sollte man also diese Aufgaben zunächst von Experten erledigen lassen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt selbst übernehmen.
